ednym z najczęstszych pytań zadawanych Tomaszowi Wiadrowskiemu przez klientów biura SAFI Advisory Services Limited jest pytanie, czy można zarejestrować samochód na firmę, a następnie odliczać od podatku koszty związane z utrzymaniem samochodu. W niniejszym artykule Tomasz Wiadrowski przedstawia ogólne zasady dotyczące rozliczenia kosztów związanych z używaniem samochodu we własnej działalności.

Na początku należy wspomnieć, że rozliczenia samochodów osobowych podlegają specjalnym zasadom. Zakup pojazdu użytkowego, takiego jak na przykład van, jest zazwyczaj rozliczane na zasadach ogólnych, ale pod warunkiem, że użytek prywatny pojazdu użytkowego jest wyjątkowy i minimalny. Jeśli korzystamy z pojazdu użytkowego w celach prywatnych regularnie, rozliczenie takiego pojazdu w samozatrudnieniu będzie podlegało tym samym zasadom co rozliczenie samochodu osobowego.

Samochód osobowy - rozliczenia w samozatrudnieniu
Jeśli korzystamy z samochodu osobowego w samozatrudnieniu możemy wybrać jedna z poniższych metod w celu rozliczenia kosztów poniesionych w działalności.

Rozliczenie poprzez mile
Pierwsza metoda polega na ryczałtowym rozliczeniu przejechanych mil w celach związanych z prowadzoną działalnością. Ilość przejechanych rocznie mil w celach biznesowych (podsumowujemy tylko mile związane z działalnością, pomijamy przejazdy prywatne) mnożymy przez ustaloną przez HMRC stawkę. Jest to 45 pensów za milę do 10 000 mil w roku finansowym oraz 25 pensów za każdą dodatkową milę. Stawka za milę uwzględnia średnie zużycie samochodu, koszty paliwa, czy ubezpieczenia. Wybierając rozliczenie poprzez mile nie można dodatkowo odliczać kosztów zakupu samochodu czy napraw.

Jest to najprostsza metoda na rozliczenie kosztów użytkowania samochodu. Wybierając tę metodę powinno się posiadać ewidencje przejechanych mil w postaci np. książeczki milowej (mileage log book), bądź inną dopuszczalną formę potwierdzającą ilość przejechanych mil w celach biznesowych. W dzisiejszych czasach istnieje wiele aplikacji na smartfony, które pomagają prowadzić taką ewidencję, co jest dużym ułatwieniem wobec manualnych rekordów.

tabela 1:
Rozliczenie poprzez mile – do 10 000 mil / rok:

Mile „biznesowe”

x £0.45

= kwota do odliczenia od dochodu

Rozliczenie poprzez mile – ponad 10 000 mil / rok

Mile „biznesowe” (0 – 10000 mil rocznie)

x £0.45

= kwota do odliczenia od dochodu plus mile „biznesowe” (powyżej 10000 mil rocznie)

x £0.25

= kwota do odliczenia od dochodu

Rozliczenie faktycznych kosztów
Korzystając z tej metody, najpierw należy ustalić, czy samochód był również użytkowany prywatnie. Jeśli tak, podobnie jak w pierwszej metodzie, będzie nam potrzebna informacja o milach przejechanych w celach biznesowych. Dodatkowo musimy znać całość mil przejechanych samochodem w danym roku finansowym.

Następnie dzielimy mile przejechane w celach biznesowych przez całość mil, które pokonał samochód. Uzyskamy dzięki temu odpowiedni procent wobec którego przemnożymy faktyczne koszta.

Koszty utrzymania samochodu
Koszty takie jak paliwo, ubezpieczenie, serwis mnożymy przez uzyskany procent wykorzystania samochodu do celów biznesowych.

– Mile „biznesowe” / Całość mil = „procent użytku biznesowego”

Koszty zakupu samochodu
Wysokość odliczenia zależna jest od emisji CO2 wybranego pojazdu, a także tego czy został zakupiony jako używany, czy jako nowy. Koszty zakupu rozliczamy poprzez odliczenia środków trwałych (capital allowances), wypełniając odpowiednia rubrykę w rozliczeniu podatkowym dotyczącą zakupu środków trwałych.

Samochody nowe, elektryczne, bądź o emisji CO2 mniejszej niż 50g/km – całkowity koszt zakupu może być odliczony w roku, w którym pojazd był zakupiony (100% odliczenia)

Samochody nowe o emisji CO2 pomiędzy 50 – 110g/km, a także używane samochody elektryczne oraz używane samochodu o emisji CO2 mniejszej niż 50g/km – 18% kosztów zakupu w pierwszym roku (dokładniejsze wyjaśnienie poniżej)

Samochody nowe, bądź używane o emisji CO2 powyżej 110g/km – 8% kosztów zakupu w pierwszym roku.

Jeśli samochód nie kwalifikuje się do 100% odliczenia, to odliczamy odpowiedni procent (18% bądź 8%) od kwoty zakupu, a pozostała nierozliczona kwotę ‚’przenosimy’’ do kolejnego roku. W kolejnym roku odliczamy ponownie 18%, bądź 8% od przeniesionej kwoty, a nierozliczona ‚’przenosimy’’ do następnego roku.

Gdy sprzedamy pojazd bądź zamkniemy działalność i zdecydujemy się zatrzymać pojazd na własny użytek, to cena uzyskana ze sprzedaży (bądź wartość pojazdu w przypadku jego zatrzymania do celów prywatnych), będzie niejako naszym ‚’dochodem’’. Sprawa jest prosta jeśli zakupiliśmy pojazd, którego koszt odliczyliśmy w całości. Wtedy dochód ze sprzedaży powiększy nasz całkowity dochód do opodatkowania. Ale jeśli był to pojazd, w którym odliczenia były tylko od części kwoty, to przy sprzedaży należy sprawdzić cenę zakupu minus odliczenia i następnie uzyskana kwotę porównać do ceny sprzedaży. Jeśli cena sprzedaży jest wyższa, różnica będzie ‚’dochodem’’, jeśli niższa różnica będzie dodatkowym ‚’kosztem’’ w roku finansowym, w którym sprzedajemy pojazd.

Należy tez pamiętać o tym, że wyliczone powyżej koszta należy przemnożyć przez uzyskany wcześniej procent użytku biznesowego wobec całkowitego użytkowania pojazdu, jeśli używany samochód jest również wykorzystywany prywatnie (patrz tabela 2),

Koszt zakupu pojazdu x

100% 18% 8%

x „procent użytku biznesowego”

= kwota do odliczenia od dochodu jako środek trwały

(procent zależny od emisji / nowy pojazd czy używany)

Bezpośrednie odliczenia kosztów zakupu samochodu mogą okazać się dosyć skomplikowane. Warto zasięgnąć porady księgowego bądź dokładnie sprawdzić zasady odliczeń na stronach HMRC by uniknąć pomyłek.

Ważne jest by pamiętać, że wybraną metodę można zmienić dopiero przy zmianie pojazdu. Dlatego należy przeanalizować, która metoda jest w naszej działalności. korzystniejsza.

Bardzo ogólnie można przyjąć następującą zasadę
Jeśli przejeżdżamy znaczne odległości w celach biznesowych i samochód spełnia większość z następujących warunków

• posiadamy oszczędny pojazd (niskie spalanie),
• o niewielkim koszcie zakupu (np. używany),
• który nie traci dużo na wartości wobec ceny zakupu,
• który nie wymaga częstych wizyt u mechanika

metoda odliczenia mil powinna być bardziej korzystna w tym przypadku.

Jeśli natomiast zakupiony pojazd spełnia większość następujących kryteriów

• samochód ma niski przebieg
• utrata wartości samochodu jest znaczna
• samochód zużywa dużo paliwa
• wymaga kosztownych napraw
• posiada drogie ubezpieczenie
• samochód głównie wykorzystywany jest do działalności.

to metoda bezpośredniego odliczenia faktycznych kosztów może okazać się lepszym rozwiązaniem.

W kolejnym numerze
Tomasz Wiadrowski przedstawi zasady rozliczeń kosztów utrzymania samochodu w firmach LTD, a także zasady związane z odliczaniem podatku VAT od kosztów utrzymania samochodów osobowych w firmach.

Tomasz Wiadrowski