Rozliczenie kosztów użytkowania samochodu osobowego w firmie limited
Podobnie jak w przypadku samozatrudnienia rozliczenia samochodów osobowych podlegają specjalnym zasadom. Zakup pojazdu użytkowego, takiego jak na przykład van, jest zazwyczaj rozliczany na zasadach ogólnych, ale pod warunkiem, że użytek prywatny pojazdu użytkowego jest wyjątkowy i minimalny. W artykule przedstawione są zasady rozliczeń samochodów osobowych.

Na początku należy wspomnieć, że firmy LTD posiadają osobowość prawną, a więc mogą być właścicielami pojazdów. Firma LTD może korzystać z samochodów osobowych na trzy sposoby:

• pracownik firmy LTD może udostępnić swój prywatny samochód i otrzymać zwrot kosztów za mile. Taki zwrot kosztów (do wysokości 45 pensów za mile do 10 000 mil rocznie oraz 25 pensów za mile powyżej 10 000 mil rocznie) jest nieopodatkowany. Jeśli pracownik otrzyma z firmy wyższą stawkę to kwota powyżej dozwolonej przez HMRC stawki będzie dodatkowym dochodem podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Jeśli natomiast stawka jest niższa, pracownik może ubiegać się o dodatkowy zwrot podatku na swoim rozliczeniu podatkowym poprzez odpisanie od dochodu różnicy między otrzymaną stawką, a stawką ustaloną przez HMRC. Pod warunkiem oczywiście, że jego dochód jest wyższy od kwoty wolnej od podatku. Dyrektor firmy LTD może także udostępnić swój prywatny samochód do celów biznesowych wedle tej zasady. Należy pamiętać, że w tym przypadku właściciel pojazdu otrzymuje od firmy zwrot kosztów za przejechane mile i firma nie może wliczyć innych wydatków związanych z utrzymaniem samochodu w swoje koszta (takich jak paliwo, naprawy);
• firma LTD może wynająć samochód na krótki czas np. z wypożyczalni samochodów. Koszt wynajmu będzie kosztem firmowym pod warunkiem, że wynajęty pojazd jest używany tylko do celów firmowych;
• Firma LTD może zakupić samochód we własnym zakresie. W poprzednim numerze Twojego PROspektu wyjaśnione zostały zasady odliczenia kosztów zakupu samochodu w zależności od emisji CO2. W przypadku firm LTD, obowiązuje ta sama zasada, by określić, czy możemy odliczyć całość, czy tylko część kosztu zakupu w roku podatkowym w którym pojazd był zakupiony. W przypadku samozatrudnienia mnożymy określony procent kosztu zakupu przez procent wykorzystania samochodu w celach firmowych. W firmach LTD nie wyliczamy procentu użytku prywatnego, jednakże użytkownik pojazdu firmowego (z wyjątkiem pracowników, którzy nie są dyrektorami/właścicielami firmy i otrzymują bardzo niskie wynagrodzenie), który może używać samochodu firmowego w celach prywatnych będzie miał w prostych słowach „sztucznie” dopisany dochód do swoich całkowitych przychodów i w związku z tym dodatkowy podatek do zapłaty. Wysokość tego dodatkowego „sztucznego” dochodu zależy od wartości samochodu wyrażonej w cenach zakupu nowego pojazdu oraz od emisji CO2. W uproszczeniu im tańszy samochód i bardziej ekologiczny, tym niższy będzie dodatkowy podatek do zapłaty za użytek prywatny. Jeśli firma opłaca również paliwo do użytku prywatnego, to także spowoduje to doliczenie dodatkowej kwoty do ogólnego dochodu. Taki „sztuczny” dochód określa się jako „Benefit in Kind”, w skrócie BiK, a firma, która udostępnia pracownikowi samochód do celów prywatnych, zobowiązana jest rozliczyć BiK poprzez dokument P11D. Aby obliczyć dodatkowy dochód oraz związany z tym podatek można skorzystać z kalkulatora na stronie HMRC: https://www.gov.uk/calculate-tax-on-company-cars. Koszta związane z utrzymaniem samochodu są w pełni odliczalne od dochodu firmy gdy firma jest właścicielem pojazdu;

Ciekawą i wartą rozważenia opcją może być zakup samochodu elektrycznego, bądź hybrydy typu plug-in. Benefit in Kind jest mniejszy niż w przypadku samochodów spalinowych, a dodatkowo od kwietnia przyszłego roku wysokość Benefit in Kind będzie uzależniona od zasięgu w trybie elektrycznym i dla samochodów z dużym zasięgiem podatek od użytku prywatnego będzie niewielki. Jeśli firma opłaca również koszty paliwa do użytku prywatnego powstaje konieczność doliczenia dodatkowych kwot do opodatkowania. Użytkownicy samochodów o napędzie wyłącznie elektrycznym nie są objęci dodatkowymi kwotami BiK.

Rozliczenia VAT – samochód firmowy
Jeśli nasza firma jest płatnikiem VAT i staje się właścicielem samochodu osobowego (dotyczy to także osób samozatrudnionych, które są płatnikami VAT) to może odliczyć cały VAT od zakupu samochodu osobowego tylko jeśli pojazd nie jest używany prywatnie, bądź gdy głównie wykorzystywany jest jako taxi, pojazd nauki jazdy bądź jest przeznaczony do wynajmu osobom trzecim.

Jeśli samochód osobowy będzie wykorzystywany także prywatnie to można odliczyć 50% podatku VAT od zakupu ale tylko w przypadku gdy samochód zakupiony jest poprzez leasing. Inne formy nabycia samochodu takie jak kupno na raty nie pozwalają na odliczenie podatku VAT od kosztu zakupu pojazdu.

W przypadku wynajmu samochodu jako samochód zastępczy (np. na czas naprawy samochodu firmowego) VAT odliczany jest w 50%. Cały VAT od kosztów wynajmu można odliczyć jeśli wynajem jest w innym celu niż czasowe zastąpienie samochodu firmowego (np. gdy firma nie posiada pojazdu) i jeśli wynajęty samochód nie jest wykorzystywany prywatnie oraz jeśli wynajem jest krótszy niż 10 dni.

Firma może odliczać VAT od zakupionego paliwa. Jeśli samochód wykorzystywany jest również prywatnie firma może policzyć VAT proporcjonalnie pomiędzy użytkiem prywatnym i firmowym, bądź doliczyć do rozliczenia VAT dodatkową stałą kwotę podatku (VAT Fuel Scale Charge). Wysokość tej kwoty jest uzależniona od emisji CO2 pojazdu. Im mniejsza emisja tym niższa będzie stała kwota doliczona do rozliczenia VAT.

VAT można odliczyć w całości od innych kosztów utrzymania samochodu związanych z jego wykorzystaniem do celów firmowych; takich jak: parking, akcesoria, naprawy.

Odliczenia VAT od paliwa oraz innych kosztów utrzymania pojazdu są możliwe także gdy nie można odliczyć VAT od kosztów zakupu pojazdu. Jeśli np. kupiliśmy na firmę pojazd używany bezpośrednio od sprzedawcy (nie poprzez leasing) i wykorzystujemy ten samochód do celów prywatnych, to nie odliczymy VAT od zakupu pojazdu, ale od paliwa, czy napraw już tak.

• sprawdzić jaki rodzaj umowy kupna jest dla naszej firmy najkorzystniejszy (leasing, kupno bezpośrednie, czy może zakup samochodu prywatnie i odliczenie mil)
• przeanalizować jaki model samochodu będzie odpowiadał zarówno naszym potrzebom jak i okaże się korzystny pod względem finansowym. Wyższa cena zakupu w przypadku modeli ekologicznych może być zrekompensowana z nawiązką poprzez oszczędności w podatku BiK
• uzyskać dokładne informacje na temat emisji CO2 i wartości samochodu wyrażonej w cenach sprzedaży nowego pojazdu, aby znać właściwe kwoty do obliczenia podatku od „Benefit in Kind”
• obliczyć wysokość podatku od „Benefit in Kind”

Rozliczenia kosztów związanych z zakupem samochodu osobowego mogą być dosyć skomplikowane, dlatego zawsze zalecam konsultację z księgowym przed podjęciem decyzji o kupnie pojazdu

Tomasz Wiadrowski