W zasadzie odliczalne są wszystkie koszty niezbędne do prowadzenia biznesu. Sa to wszelkie koszta, które musimy ponieść by uzyskać dochód (np. musimy kupić towar by moc go sprzedać), a także koszta utrzymania biznesu (np. Wynajem biura). Dodatkowo odliczalne są koszta związane ze zdobywaniem nowych klientów (np. Reklama).

Wyjątkiem są te koszta, które prawo definiuje, ze nie mogą być odliczalne od dochodu do opodatkowania jak np. „entertaining clients”, czyli zaproszenie potencjalnego klienta „na drinka”. Mimo, że dzięki takiemu zaproszeniu uzyskaliśmy klienta, który skorzysta z naszych usług, to jest to wydatek zdefiniowany przez prawo jako niedozwolony do odliczenia.

Koszty zależą od rodzaju wykonywanej działalności. Opiekunka, która zajmuje się dziećmi we własnym domu może mieć wśród kosztów zakup zabawek dla dzieci. Zakup zabawek w przypadku kogoś wykonującego usługi budowlane, jest już raczej mniej prawdopodobny.

Ale to też zależy od celu danego zakupu. Zapewne wielu z nas widziało w przychodniach lekarskich, czy w bankach, kąciki zabaw dla dzieci. Urządzenie takiego „kącika” w miejscu, gdzie przyjmowani są klienci, np. w salonie fryzjerskim, jest już związane z wykonywaną działalnością. Malarz, by móc wykonać usługę pomalowania pokoju dla klienta, musi zakupić farbę. Farba jest oczywiście jego kosztem prowadzenia działalności, bez niej nie mógłby wykonać usługi i zarobić pieniędzy. Taksówkarz, by móc przewozić klientów musi zakupić benzynę, ale także zapłacić za serwis, umyć samochód by klient chciał być nim przewożony, posiadać telefon, dzięki któremu będzie w kontakcie z klientem.

Najważniejszym jest to, by dany zakup był właśnie związany z działalnością i by można było taki zakup tym uzasadnić.

Nie możemy rozliczyć kosztów, które i tak byśmy ponieśli, gdybyśmy nie prowadzili działalności, a także tych, które związane są bezpośrednio z nami,
a nie z działalnością

Dual Purpose
Należy zwrócić szczególną uwagę na koszta, które mogą podlegać pod zasadę „dual purpose” (podwójne wykorzystanie). W najprostszych słowach nie możemy rozliczyć kosztów, które i tak byśmy ponieśli, gdybyśmy nie prowadzili działalności, a także tych które związane są bezpośrednio z nami, a nie z działalnością. Pomocne będą przykłady:

• odzież służy nam do ochrony przed zimnem, a także jest przyjęta norma, stąd, mimo że te konkretne spodnie zakładam tylko do pracy, nie mogę odliczyć ich zakupu (jednak odzież ochronna czy specjalistyczna jest dopuszczalnym kosztem)
• potrzebuję okularów i nie mogę bez nich wykonywać pracy, ale inna osoba, wykonująca prawie identyczną pracę ich nie potrzebuje, stąd zakup okularów korekcyjnych nie jest wydatkiem związanym tylko i wyłącznie z prowadzona działalnością (jeśli jednak okulary są przepisane przez lekarza do pracy przed monitorem to mogą być uwzględnione jako koszta)
• aby móc pracować, muszę zapłacić za opiekę nad dzieckiem. Jest to związane z moja sytuacją prywatną, a nie jest to koszt związany z działalnością gospodarczą.

Odzież robocza
Odliczyć od podatku można zakup specjalistycznej bądź ochronnej odzieży. Przykładowo fartuch lekarski, kamizelka odblaskowa, czy kask są zakupami bezpośrednio związanymi z wykonywaną pracą. Zwykła odzież, spodnie czy sweter nie jest odliczalna.

Wydatki na jedzenie w pracy
Nie są dozwolonymi kosztami do odliczeń podatkowych. Wyjątkiem są wyjazdy w delegacje, gdyż taki wydatek stanowi wtedy część kosztów podróży. Przy czym należy pamiętać, że delegacja to nie jest każdy wyjazd do klienta. Agent ubezpieczeniowy nie jest w delegacjach gdy codziennie dojeżdża do klientów w Londynie. Aby dany wyjazd i związane z nimi wszystkie koszta, w tym za posiłki, był uznany za odliczalny, powinien odróżniać się od rutynowych dni pracy.

Telefon
Jeśli posiadamy oddzielny kontrakt do celów działalności, taki wydatek będzie odliczalny. Jeśli korzystamy z jednego telefonu do celów prywatnych jak i do prowadzenia działalności możemy odpowiednio podzielić rachunek by odliczyć koszty związane z działalnością.

Kursy, zdobywanie kwalifikacji
Zdobywanie nowych umiejętności poprzez kursy, nie jest wydatkiem odliczalnym od dochodu. Kursy, które związane są z odnowieniem już posiadanych uprawnień, a także obowiązkowe szkolenia, bądź testy by utrzymać już posiadane uprawnienia są odliczalne.

Czynsz, Council tax, ze względu na pracę z domu
Na pewno nie będzie to całość czynszu, jeśli w tym domu również mieszkamy. Taki wydatek jest odliczalny, ale tylko za czas i za część domu, którą używamy tylko do pracy (np. możemy mieć gabinet fryzjerski w domu) i w wielu przypadkach po uwzględnieniu faktycznego czasu pracy oraz powierzchni domu wykorzystywanej do pracy kwoty odliczalne nie są zbyt imponujące. Dlatego też HMRC pozwala zastosować uproszczoną stałą stawkę „work from home allowance” zależną od czasu jaki spędzamy w domu w celach prowadzenia działalności. Jeśli posiadamy dom na własność odliczanie części kredytu, czy innych bezpośrednich wydatków, takich jak prąd, woda czy gaz, może mieć negatywne konsekwencje do obliczenia podatku Capital Gains Tax przy sprzedaży nieruchomości.

Dojazdy do pracy
Przejazd między stałym miejscem zamieszkania, a stałym miejscem pracy nie jest odliczalny. Natomiast dojazd do miejsca zamieszkania klienta może być wydatkiem odliczalnym od dochodu. Jeśli posiadam gabinet kosmetyczny i dojeżdżam codziennie z domu do tego gabinetu, wydatki związane z tymi dojazdami nie są odliczalne, ale jeśli umówię się u klienta w domu w celu wykonania usługi, przejazd miedzy gabinetem, a domem klienta (bądź bezpośrednio z własnego domu) będzie mógł być uwzględniony w kosztach.

Zakup samochodu i koszty utrzymania samochodu
Zakup samochodu do własnej działalności jest bardzo obszernym tematem. W dużym skrócie jeśli samochód jest wykorzystywany do działalności to zakup będzie odliczalny, ale wysokość odliczenia w danym roku podatkowym zależy od tego czy był kupiony nowy czy używany i od jego emisji CO2. Paliwo, serwis, części i inne koszty związane z utrzymaniem samochodu również są odliczalne. Jeśli samochód jest wykorzystywany również prywatnie, koszty należy podzielić i uwzględniać tylko te, które są związane z prowadzona działalnością. Można też zastosować uproszczoną metodę i odliczać stałą stawkę za przejechane mile według tabel HMRC. Trzeba też pamiętać, że „dojazd do pracy” nie jest odliczalny, a więc nie można uznać za koszta mil przejechanych na dojazd do stałego miejsca, z którego prowadzi się działalność.

Tomasz Wiadrowski